banknotes

มือใหม่ต้องรู้ ธุรกิจกับการทำบัญชี

 

“ขึ้นชื่อว่าทำธุรกิจแล้ว ไม่มีทางที่จะหลีกเลี่ยงการทำบัญชีไปได้”

เป็นเรื่องแน่นอนของทุกคนที่เริ่มทำธุรกิจ ไม่ว่าธุรกิจจะเล็กแค่ไหน หรือแม้กระทั่งทำคนเดียวในนามบุคคลธรรมดาก็ตาม เพราะอย่างน้อยสิ่งที่นักธุรกิจทุกคนต้องรู้ คือ รายรับ-รายจ่าย=กำไรหรือขาดทุน!!

แต่เมื่อเราก้าวเข้าสู่รูปแบบของนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไหน นักธุรกิจมือใหม่ย่อมต้องมีคำถามในส่วนของบัญชีว่า การทำบัญชีเบื้องต้นต้องทำอะไรบ้าง บ่อยแค่ไหน ต้องจ้างบริษัทที่รับทำบัญชีโดยตรงหรือไม่?

เราหวังบทความนี้จะช่วยเป็นแนวทาง เกี่ยวกับการทำบัญชีเบื้องต้น และการดำเนินการด้านบัญชีได้ไม่มากก็น้อย;

 

ข้อแนะนำที่ 1 : ซื้อ-ขาย ต้องมีเอกสารหลักฐาน

ชิ้นส่วนหลักสำหรับบัญชีเบื้องต้นสำหรับทุกกิจการ การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลามีการขายสินค้าหรือบริการออกไป หากเราเริ่มทำเอกสาร และจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้ง่าย ช่วยให้ทราบถึง Cashflow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว

ในเบื้องต้นเอกสารของบริษัทที่จำเป็นมีอะไรบ้าง?

  • ใบเสนอราคา ส่วนใหญ่หากขายสินค้า หรือบริการ ให้กับบริษัทใหญ่ๆ
    จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจารณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อ
    โดยเอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิง ว่าลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่างๆ อาทิ จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน
  • ใบวางบิล-ใบแจ้งหนี้ การขายสินค้า หรือบริการ แบบ “เงินเชื่อ (Credit)” จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้นมาการวางบิล คือ การนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสาร เป็นใบวางบิล การวางบิลนั้น เป็นการแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบว่า “เดือนนี้อย่าลืมชำระเงินนะคะ” โดยทั่วไป บริษัทที่มีขนาดใหญ่จะมีลูกค้าเป็นจำนวนมาก จึงจะต้องมีรอบวางบิล และรับเช็ค เช่น วางบิลภายในวันที่ 15 ของเดือน และรับเช็คทุกวันที่ 26 ของเดือนถัดไป ข้อมูลในส่วนนี้ขอให้ตั้งใจจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิล จะหลุดรอบการวางบิลของเดือนนั้นๆ และทำให้ต้องรอไปอีก 30 วัน
  • ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีนั้น ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังในหลายส่วน เนื่องจาก กรมสรรพากรจะกำหนด รายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่าต้องประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีคำว่าใบกำกับภาษีที่ชัดเจน การรันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และจะต้องมีทั้งต้นฉบับ และสำเนา

 

ข้อแนะนำที่ 2 : ทำบันทึกรายการทุกครั้งที่ใช้จ่าย

“เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อใด ให้จดบันทึกเมื่อนั้น” เป็นหลักการคิดง่ายๆ

เราสามารถแบ่งค่าใช้จ่ายได้เป็นสองส่วนหลักๆ คือ

  • ค่าใช้จ่ายในการขาย หรือ เรียกอีกอย่างว่า “ต้นทุนขาย” เป็นค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามาเพื่อขายออกไป ซึ่งประกอบไปด้วย ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกียวข้อง
  • ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ และประกอบการของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ รวมไปจนถึง เงินเดือนของพนักงานเป็นต้น

 

** ใบหัก ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารจำเป็นอีกอย่างที่เกี่ยวข้องกับรายจ่าย โดยทุกครั้งที่บริษัทเรามีการชำระค่าบริการต้องดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่าย จากคู่ค้า และต้องออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งกฎหมายกำหนดให้มีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งกรมสรรพากร ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

ประเภทค่าใช้จ่ายที่ต้องหักภาษี มีดังนี้ :

  เงินเดือน                               หัก อัตราก้าวหน้า (เฉพาะกรณีถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษี)
ค่าขนส่ง                                หัก 1%
ค่าโฆษณา                            หัก 2%
ค่าบริการ/จ้างทำของ           หัก 3%
ค่าเช่า                                    หัก 5%

 

ข้อแนะนำที่ 3 : ทำสรุปยอดรวม รายรับ-จ่าย แบ่งตามเดือน

จากข้อแนะนำที่ 1 และ 2 เราจะสามารถทำสรุปยอดรวม รายรับ-รายจ่าย ในแต่ละเดือนได้ เราควรทำสรุปแยกเป็นรายรับ, รายจ่าย อย่างละฉบับ พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องเช่นใบเสร็จรับเงิน เก็บเข้าแฟ้มตามเดือน ซึ่งสามารถใช้ส่งสำนักงานบัญชีดำเนินการต่อได้

 

ข้อแนะนำด้านภาษี

ภาษีที่เกิดขึ้นทุกเดือนนั้นมีความสำคัญมาก ซึ่งในส่วนนี้นักธุรกิจมือใหม่ส่วนใหญ่มักจะละเลย และก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ตามมาในภายหลัง

ในเบื้องต้นมีภาษีอะไรบ้างที่ต้องคำนึงถึง?

  1. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

กรณีบริษัท หักภาษีบุคคลอื่น ต้องนำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
แบบที่ต้องยื่น ขึ้นอยู่กับสถานะผู้ถูกหัก เช่น

  • ผู้ถูกหักภาษี เป็นพนักงาน ………ใช้แบบ ภ.ง.ด.1
  • ผู้ถูกหักภาษี เป็นบุคคลธรรมดา …ใช้แบบ ภ.ง.ด.3
  • ผู้ถูกหักภาษี เป็นนิติบุคคล……….ใช้แบบ ภ.ง.ด.53
  1. ภาษีครึ่งปี

ปีแรกไม่ต้องยื่นแบบเสียภาษีครึ่งปี แต่ปีต่อๆ ไป ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.51 ภายใน 2 เดือนนับจากวันสิ้นรอบครึ่งปีของรอบระยะเวลาบัญชี  เพื่อเสียภาษีครึ่งปี

  1. ภาษีประจำปี

ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี พร้อมแนบรายงานการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

  1. ทุกสิ้นปีภาษี ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก

กรณีมีการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ไม่ว่าจะถูกหักภาษีหรือไม่ก็ตาม

 

“เรื่องภาษีอาจจะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากสำหรับนักธุรกิจไม่ว่าจะหน้าใหม่หรือเก่า ธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ แต่เรื่องบัญชี-ภาษีนั้น เราสามารถจ้างสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพ มาช่วยดูแล จัดการในเรื่องบัญชี-ภาษี และช่วยนำส่งภาษีของเราทุกเดือน จะทำให้ง่าย และประหยัดเวลามากกว่า โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะมีค่าบริการเพียงแค่หลักพันบาท เป็นค่าบริการเพื่อนำส่งภาษีต่างๆ ให้”